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Prazo de guarda de documentos

A guarda de documentos é uma rotina comum dentro das empresas, isso porque eles se tornam comprovantes de pagamento e alinhamento que poderão ser utilizados junto ao Fisco.

Qual o tempo de guarda de documentos de empresas?

De acordo com a legislação brasileira e seguindo a lógica explicada acima, e adotada por muitas empresas, o tempo de guarda de documentos empresariais e contábeis deve ser de, pelo menos, 5 anos.

Esse prazo é estipulado para a maior parte dos documentos, mas ao final deste artigo  apresentamos uma lista completa com documentos e os anos de guarda, para consulta, mostrando que existem casos em que a guarda deve ser de até 30 anos.

Qual o tempo de guarda da nota fiscal?

As notas fiscais estão dentro do prazo médio de guarda, de 5 anos. Essa guarda pode ser feita de forma digital, escaneando as notas e salvando em diversos arquivos e discos rígidos com backup, para garantir sua integridade no período indicado.

Quanto tempo a empresa tem que guardar a documentação do funcionário?

Os documentos trabalhistas têm prazos distintos, podendo variar de 2 a 10 anos de sua guarda. Por exemplo: aviso prévio – 2 anos, GRCS – Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical – 5 anos, Rais – 10 anos.

Confira a tabela completa de prazos para guarda de documentos da Abra Contábil.

Lista de documentos e prazos gerais

  • Notas fiscais e recibos – 5 anos
  • Livros fiscais – 5 anos
  • IR (Imposto de Renda) – 5 anos
  • CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido) – 5 anos
  • PIS (Programa de Integração Social) – 5 anos
  • COFINS (Contribuição para Financiamento de Seguridade Social) – 5 anos
  • ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) – 5 anos
  • Declarações: DIPJ, DCTF, DACON – 5 anos
  • DASN (Declaração Anual do Simples Nacional) – 5 anos
  • DIRF (Declaração do Imposto Retido na Fonte) – 5 anos
  • GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS) – 5 anos
  • Nota Fiscal de Serviço – 5 anos
  • Nota Fiscal – Fatura de Serviço – 5 anos
  • Livro de Registro de Entradas – 5 anos
  • Livro de Registro de Saídas – 5 anos
  • Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A – 5 anos
  • Carnê de recolhimento – ME e EPP anterior regime de estimativa – 5 anos
  • Documentos fiscais e formulários não emitidos – Desenquad. ME/ EPP – 5 anos
  • Contrato de trabalho – Indeterminado
  • Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13° salário, controle de pontos – 5 anos
  • Termo de rescisão do contrato de trabalho – 2 anos
  • Folha de pagamento – 10 anos
  • Livro ou ficha de registro de empregado – Indeterminado
  • FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) – 30 anos
  • GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social) – 30 anos
  • GRFC (Guia de Recolhimento rescisório do FGTS e da Contribuição social) – 30 anos
  • GPS (Guia da Previdência Social) – 5 anos
  • Contribuições Sindicais – 5 anos
  • CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) – 3 anos
  • RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) – 3 anos
  • Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários – 10 anos

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