Entre em Contato

(31) 2526-2700

Contabilidade Digital

Conheça os Plano

Prazo de guarda de documentos

A guarda de documentos é uma rotina comum dentro das empresas, isso porque eles se tornam comprovantes de pagamento e alinhamento que poderão ser utilizados junto ao Fisco.

Qual o tempo de guarda de documentos de empresas?

De acordo com a legislação brasileira e seguindo a lógica explicada acima, e adotada por muitas empresas, o tempo de guarda de documentos empresariais e contábeis deve ser de, pelo menos, 5 anos.

Esse prazo é estipulado para a maior parte dos documentos, mas ao final deste artigo  apresentamos uma lista completa com documentos e os anos de guarda, para consulta, mostrando que existem casos em que a guarda deve ser de até 30 anos.

Qual o tempo de guarda da nota fiscal?

As notas fiscais estão dentro do prazo médio de guarda, de 5 anos. Essa guarda pode ser feita de forma digital, escaneando as notas e salvando em diversos arquivos e discos rígidos com backup, para garantir sua integridade no período indicado.

Quanto tempo a empresa tem que guardar a documentação do funcionário?

Os documentos trabalhistas têm prazos distintos, podendo variar de 2 a 10 anos de sua guarda. Por exemplo: aviso prévio – 2 anos, GRCS – Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical – 5 anos, Rais – 10 anos.

Confira a tabela completa de prazos para guarda de documentos da Abra Contábil.

Lista de documentos e prazos gerais

  • Notas fiscais e recibos – 5 anos
  • Livros fiscais – 5 anos
  • IR (Imposto de Renda) – 5 anos
  • CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido) – 5 anos
  • PIS (Programa de Integração Social) – 5 anos
  • COFINS (Contribuição para Financiamento de Seguridade Social) – 5 anos
  • ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) – 5 anos
  • Declarações: DIPJ, DCTF, DACON – 5 anos
  • DASN (Declaração Anual do Simples Nacional) – 5 anos
  • DIRF (Declaração do Imposto Retido na Fonte) – 5 anos
  • GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS) – 5 anos
  • Nota Fiscal de Serviço – 5 anos
  • Nota Fiscal – Fatura de Serviço – 5 anos
  • Livro de Registro de Entradas – 5 anos
  • Livro de Registro de Saídas – 5 anos
  • Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A – 5 anos
  • Carnê de recolhimento – ME e EPP anterior regime de estimativa – 5 anos
  • Documentos fiscais e formulários não emitidos – Desenquad. ME/ EPP – 5 anos
  • Contrato de trabalho – Indeterminado
  • Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13° salário, controle de pontos – 5 anos
  • Termo de rescisão do contrato de trabalho – 2 anos
  • Folha de pagamento – 10 anos
  • Livro ou ficha de registro de empregado – Indeterminado
  • FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) – 30 anos
  • GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social) – 30 anos
  • GRFC (Guia de Recolhimento rescisório do FGTS e da Contribuição social) – 30 anos
  • GPS (Guia da Previdência Social) – 5 anos
  • Contribuições Sindicais – 5 anos
  • CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) – 3 anos
  • RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) – 3 anos
  • Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários – 10 anos

Rotinas de Departamento Pessoal

É comum vermos pessoas e, até empresas, confundindo as funções de um Departamento de RH (Recursos Humanos) e do Departamento Pessoal.

Mesmo havendo um a ligação entre os dois setores é de suma importância entender como cada um atua, por isso, no decorrer deste post vamos conseguir esclarecer todas as atividades atribuídas ao Departamento Pessoal.

Quais são as funções do Departamento Pessoal?

Em resumo esse departamento cuida das questões administrativas que interligam a empresa e os funcionários, por meio de atividades burocráticas, que tenham como base legislação trabalhista e previdenciária.

Dentro destas funções estão, por exemplo:

  • contratações;
  • pagamentos de salários;
  • férias;
  • licenças;
  • rescisões contratuais;
  • compensação;
  • desligamento pessoal;
  • dentre outras rotinas que falaremos em seguida.

Rotina de Departamento Pessoal

Em sua rotina o Departamento Pessoal trabalha em prol das questões burocráticas relacionadas aos trabalhadores.  As tarefas mais executadas pelo DP giram em torne de:

  • legislação trabalhista;
  • registro trabalhista;
  • folha de pagamento;
  • controle de horários;
  • controle de férias;
  • impostos, taxas e contribuições;
  • processos de demissão e desligamento.

Documentos importantes para o Departamento Pessoal

Como este é o departamento que regulariza a situação dos funcionários dentro da empresa, todos os documentos que comprovem os dados fornecidos pelos colaboradores são importantes para o desempenho de suas funções.

Assim documentos, como: RG, CPF, Carteira de Trabalho, Certificado Militar, Certidão de Casamento ou Nascimento, Declaração de dependentes, são essenciais e importantes para o bom funcionamento das tarefas do setor.

Além desses, verificados para contratação ainda são relevantes documentos exames admissionais, exames demissionais, ainda fazem parte dos mais solicitados o PIS, título de eleitor, comprovantes de escolaridade, além de possíveis atestados entregues ao logo do período de trabalho para comprovações e possíveis alterações em pagamentos.

Como o escritório contábil pode ajudar o Departamento Pessoal?

Por se tratar de um departamento repleto de cálculos, o DP pode ser facilmente auxiliado por uma contabilidade, tanto interna quanto externa, transferindo boa parte das contas e ajustes para profissionais capacitados e acostumados esse tipo de demanda.

Como citamos nas funções acima, os trâmites burocráticos e administrativos podem ganhar uma otimização em parceria com um setor contábil.

Você já conhece a Carteira de Trabalho Digital – CTPS Digital?

O CTPS Digital, aplicativo lançado pelo Ministério do Trabalho, permite aos trabalhadores brasileiros consulta às suas experiências profissionais formais atuais e anteriores.

Desde o dia 21 de Novembro, o Ministério do Trabalho lançou para smartphones com sistema Android ou iOS (Iphone) aplicativo que funciona como uma extensão da carteira de trabalho. Ele permite ao trabalhador ter em mãos uma ferramenta rápida de consulta às suas experiências profissionais. Na prática, o documento físico continua existindo e para todos os efeitos é o documento oficial do trabalhador.

Dentre os benefícios trazidos inicialmente pela inovação estão a agilidade na solicitação do documento físico em primeiro ou segunda via, acesso à informação sobre a qualificação civil e os contratos de trabalho do trabalhador.

Isso é possível através da integração de múltiplos bancos de dados do governo federal.

Sobre o Aplicativo:

O aplicativo poderá ser baixado gratuitamente através do Google Play ou da Apple Store, basta procurar por “CTPS Digital”.
Ao procurar pelo aplicativo, tenha atenção antes de baixa-lo. Existem outros aplicativos semelhantes que não são oficiais e portanto, não são confiáveis. O App original chama-se CTPS Digital, tem como ícone o Brasão da República nas cores azul e branco e consta como vendedor/fornecedor a Empresa de Tecnologia e Informações da Previdência Social – Dataprev.

Para acessar:

Para ter acesso ao aplicativo é necessário obter a senha de acesso ao Cidadão BR, que poderá ser obtida através do próprio aplicativo CTPS Digital, ou clicando aqui.
Será solicitada autorização pelo aplicativo para ter acesso aos seus dados e documentos, é necessária a autorização.
Para obter a senha no ambiente Cidadão BR, será solicitado alguns dados do trabalhador: CPF, nome, data de nascimento, nome da mãe, local de nascimento. Esses dados serão validados no Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS).
Após a validação, o trabalhador terá de responder um questionário de cinco perguntas sobre seu histórico de trabalho, das quais ao menos quatro precisam estar corretas.
Após o processo de validação, o trabalhador receberá uma senha provisória, que deverá ser trocada.
Caso tenha dificuldades em responder as questões, o trabalhador deve aguardar 24 horas para uma nova tentativa. Caso precise de auxílio, deve ligar para a central de atendimento, através do número 135.
De posse da senha de acesso e CPF, o trabalhador terá acesso ao aplicativo.

Gostou dessa notícia? Divulgue o nosso site e nosso trabalho.

Somos uma empresa de contabilidade com mais de 15 anos de experiência. Entre em contato conosco e conheça mais da nossa estrutura.

Certificado Digital será obrigatório para empresas do Simples Nacional

O Comitê Gestor do Simples Nacional aprovou a Resolução CGSN nº 125, que altera alguns pontos da Resolução CGSN nº 94/2011. Entre as mudanças está a alteração do limite de empregados para a obrigatoriedade do uso do Certificado Digital, também chamado de Identidade Digital. As informações foram publicadas no site do Simples Nacional.

De acordo com a nova redação, o Certificado Digital passa a ser exigido para o envio das informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias por meio da GFIP e do eSocial, obedecendo um cronograma que já incluiu as empresas com mais de 10 e 8 funcionários.

Ainda neste ano, em julho, a obrigatoriedade se estende aos empregadores com mais de 5 funcionários e, em 2017, aos que tiverem mais de 3 empregados.

Contadores e empresas devem estar atentos ao cronograma e à validade do Certificado Digital, que precisa estar válido para o envio das informações. Os empresários que ainda não tiverem a Identidade Digital devem adquiri-la de uma Autoridade Certificadora, como a Certisign, que oferece mais de 1.600 Pontos de Atendimento em todo o Brasil.

Segundo Leonardo Gonçalves, Diretor de Varejo e Canais da referida empresa, o Certificado Digital possui inúmeras aplicações, que não se restringem às obrigações fiscais.

“O Certificado Digital pode ser usado, por exemplo, para assinar documentos com validade jurídica na esfera eletrônica, sem a necessidade de papel e autenticação adicional. Isso significa redução de custos às empresas e melhoria da eficiência operacional”.

Veja a linha do tempo referente a obrigatoriedade do Certificado Digital no Simples Nacional:

a) no dia 31 de dezembro de 2015, enquadrou as empresas com mais de 10 (dez) empregados;

b) no dia 1º de janeiro de 2016, enquadrou as empresas com mais de 8 (oito) empregados;

c) a partir de 1º de julho de 2016, enquadrará as empresas com mais de 5 (cinco) empregados;

d) a partir de 1º de julho de 2017, enquadrará as empresas com mais de 3 (três) empregados.

Fonte: Contábeis.

Quais os limites para uso do Whatsapp no ambiente de trabalho

O empregador pode proibir o empregado de utilizar o celular durante o horário de trabalho?

Nos dias atuais, o celular está presente em todos os ambientes.

Para se ter uma ideia, a quantidade de celulares no Brasil supera o número de habitantes.

Somado a isso, as tecnologias de internet móvel como as redes 3G, 4G, Wi-Fi, permitiu o nascimento das febres das redes sociais como o Facebook e o WhatsApp.

O WhatsApp, em especial, é um aplicativo que permite a troca de mensagens, fotos, vídeos e muito mais em tempo real e em qualquer lugar do planeta.

Inevitavelmente, o uso dessas tecnologias invadiu o ambiente de trabalho, e em muitas situações pode trazer benefícios ou prejuízos tanto para empregadores como para empregados.

A proibição da utilização das redes sociais no ambiente de trabalho foi até fácil para os empregadores, que só precisaram da ajuda de um técnico de informática para bloquear os computadores da empresa de acessar sites que pudessem atrapalhar a produção do empregado.

Contudo, dessa vez estamos falando da utilização de um aparelho de USO PESSOAL do empregado, o celular.

A pergunta é: O empregador pode proibir o empregado de usar o celular no ambiente de trabalho para não atrapalhar a produção?

Entende-se que, desde que o empregado tenha à disposição um telefone no qual esteja comunicável com pessoas que estão fora do ambiente de trabalho (familiares por exemplo), é possível sim exigir que os empregados desliguem seu aparelho e o deixem fora do ambiente de trabalho no momento da prestação do serviço.

O fundamento está justamente nos poderes do empregador, pois ele deve exercer todo o seu poder no sentido de obter o melhor resultado.

Portanto, ele pode sim vedar a utilização do celular no ambiente de trabalho.

Se mesmo com a vedação expressa, o empregado insistir em desobedecer, o empregador deve aplicar as sanções disciplinares cabíveis, tais como Advertência, Suspensão ou até mesmo uma possível dispensa por justa causa.

Fonte: Business

Contribuição Sindical Patronal Empresas Inscritas no Simples Nacional

Desde a implementação dos Regimes do Simples Federal e Simples Nacional, inúmeros são os questionamentos, por parte dos sindicatos, quanto à cobrança da Contribuição Sindical Patronal das empresas que optaram por estes regimes de tributação.

Acontece que, ao ser sancionada a Lei Complementar 123/2006, foi vetado o disposto que permitia a cobrança desta contrbiuição das ME e EPP optantes pelo Simples Nacional

Com esse veto, ficou confirmada a dispensa do pagamento da contribuição para os optantes pelo simples nacional.

Além disso, o MTE, através da Nota Técnica 2 CGRT-SRT/2008 definiu que a Contribuição Sindical Patronal não é devida pelas empresas optantes pelo Simples Nacional.

Dessa forma, a SRRF através das soluções de consulta 382/2007 e 05/2009, da 9ª e 1ª Regiões Fiscais, respectivamente, firmou o entendimento de que as pessoas jurídicas optantes pelo SIMPLES NACIONAL estão dispensadas do pagamento da Contribuição Sindical Patronal, instituída pela União, mesmo que sofram qualquer tipo de coação por parte do sindicato.

Fonte: COAD LTPS02/2011

WhatsApp chat