Contabilidade digital: Entenda o que é, e como ela pode ajudar o seu negócio
Contabilidade digital ainda é um termo considerado novo no Brasil, mas que pode trazer grandes ganhos para as empresas.
Afinal, com o grande avanço tecnológico dos últimos anos, os processos antigos de contabilidade têm cada vez menos espaço.
Nesse artigo você vai poder entender definitivamente o que é a contabilidade digital e quais os benefícios que ela pode trazer para sua empresa.
O que é contabilidade digital?
A contabilidade digital pode ser definida como uma nova categoria de trabalhos contábeis.
Essa nova categoria se aproveita de todo o potencial oferecido pela internet para otimizar o trabalho das organizações que prestam serviços contábeis.
Dessa forma, contabilidade digital não significa apenas “atender o cliente pela internet”, mas facilitar o trabalho de todos.
Assim, é possível melhorar os resultados do negócio, e prestar um serviço muito mais ágil aos clientes.
Qual é a diferença entre contabilidade digital e contabilidade online?
Como contabilidade digital ainda é um termo relativamente novo no Brasil, há uma confusão quando se fala em contabilidade online.
Por isso, é preciso entender que, por mais que os nomes sejam semelhantes, ambas são diferentes.
A chegada da contabilidade online trouxe ao mercado uma nova perspectiva na relação entre escritórios e clientes.
Com o lançamento de diversas plataformas de contabilidade online, toda a responsabilidade pelas informações passou a ser do cliente.
Nessas plataformas, o cliente recebe as orientações de como proceder em cada uma das solicitações disponíveis nesse sistema.
Ou seja, se houvesse algum número de documento incorreto, ou ausente, a plataforma não tem qualquer obrigação de corrigir esses erros.
Essa novidade fez com que o papel do consultor, que antes era primordial, fosse praticamente extinto.
Por isso, não é um equívoco afirmar que a contabilidade digital é uma evolução da contabilidade online.
Como funciona contabilidade digital?
A contabilidade online consiste na digitalização de todas as atividades contábeis do escritório.
Assim, todos os recursos podem ser acessados a qualquer momento através de uma plataforma online.
Nessa plataforma estarão disponíveis informações como:
- Informações financeiras;
- Dados sobre a empresa;
- Documentos.
Com isso, é possível realizar tarefas importantes para o negócio como apuração de tributos, balanço anual e declarações federais e municipais.
Assim, todas essas informações podem ser acessadas com rapidez e agilidade, melhorando a produtividade do escritório e da empresa.
Saiba o porquê você precisa de um contador digital?
Com a digitalização total do seu escritório alguns dos serviços serão afetados positivamente, como por exemplo:
Atendimento e suporte
Oferecer canais de comunicação gratuitos entre sua empresa e o cliente é cada vez mais importante atualmente.
Dessa forma dúvidas e solicitações de documentos, por exemplo, podem ser resolvidos em tempo real.
Com isso, a experiência do cliente com a sua empresa se torna muito mais satisfatória.
Controle das obrigações acessórias
Guias e declarações que devem ser emitidas obrigatoriamente sempre exigiram muita atenção dos contadores.
Afinal, as empresas emitem uma quantidade enorme de papéis anualmente, e deixar de emitir algum desses documentos pode criar problemas.
Assim, com a contabilidade digital esse processo é muito mais assertivo, podendo inclusive ser feito pelo smartphone.
Análise financeira
Vários escritórios de contabilidade realizam análises financeiras a pedido de seus clientes.
E esse trabalho pode significar dias analisando papéis dos mais diversos.
No entanto, a digitalização da contabilidade torna possível que essa análise seja entregue ao cliente horas, ou minutos após sua solicitação.
Integração dos dados dos clientes
Integrar os dados da empresa com a contabilidade sempre foi um trabalho complexo e desorganizado.
Afinal, era preciso que o contador se deslocasse até o cliente para reunir os documentos necessários, e depois alimentar o sistema do escritório.
Mesmo com o uso do e-mail para essa finalidade o processo todo ainda era um tanto desorganizado.
No entanto, atualmente é possível integrar o sistema da sua empresa ao sistema do escritório de contabilidade digitalizado.
Ou seja, todos tem um grande ganho de produtividade, mais organização e mínimas chances de erro durante o processo.
Benefícios da contabilidade digital
Um dos grandes desafios enfrentados pelas empresas que prestam serviços contábeis é o retrabalho.
Afinal, além de tornar o processo todo mais lento e pouco produtivo, ainda tem um alto custo.
Por outro lado, ao utilizar a contabilidade digital no seu negócio, esse obstáculo é superado com bastante tranquilidade.
Isso porque as informações estão disponíveis de maneira muito mais rápida, agilizando o processo e aumentando a confiabilidade desses dados.
Veja mais alguns dos benefícios experimentados pelas empresas que já contam com a contabilidade digital na gestão do seu negócio:
- Maior escalabilidade;
- Custos de produção reduzidos;
- Valor agregado ao serviço perante os clientes muito maior;
- Informações disponíveis em tempo real;
- Ganho de produtividade.
Contabilidade digital para MEI
Apesar de não ser obrigatório ao Microempreendedor Individual apresentar contabilidade formal de seu negócio, o acompanhamento de um contador é importante.
Isso por haver obrigações que o empreendedor precisa cumprir, além de documentos que só são válidos perante assinatura de um contador responsável.
É o caso de declarações de faturamento, para concessão de crédito, e comprovação de renda.
O que considerar antes de tomar uma decisão?
Agora que você já entendeu o que é a contabilidade digital e os benefícios que ela pode trazer para o seu negócio, é preciso compreender que fatores levar em conta na hora de contratar uma empresa de contabilidade digital.
O primeiro passo para tomar essa decisão é compreender quais as necessidades atuais da sua empresa.
Assim, é possível avaliar quais empresas do mercado possuem o Know-how necessário para prestar os serviços que a sua empresa necessita.
Além disso, a reputação da empresa também deve ser avaliada, afinal você precisa confiar em quem vai ajudar a administrar o seu negócio.
A PB Contabilidade atua no mercado há 20 anos, oferecendo soluções para micro, pequenas e médias empresas.
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Assim também poderemos entender de que forma podemos contribuir para o sucesso do seu negócio.