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Checklist com Documentos do Departamento Contábil

Faça o download do Check-list de Documentos Contábeis.

Os documentos contábeis de uma empresa servem de base à escrituração e aos registros feitos pela contabilidade e se referem à movimentação financeira da empresa.

Eles também são usados para fazer registros contábeis e para o cálculo de obrigações principais e acessórias na rotina fiscal.

Em razão do arquivamento, essa documentação dever ter  integridade, portanto, não pode ter rasuras.

Segue agora uma pequena lista dos principais documentos contábeis que se referem a patrimoniais e financeiras e registram movimentações fiscais da empresa.

  • notas fiscais: são os documentos oficiais de faturamento da empresa. Elas comprovam compras, custos de operação, despesas e movimentação de impostos da empresa.
  • dados e cópias de despesas diversas: são documentos contábeis que devem ser lançados periodicamente.
  • extratos bancários: são considerados documentos contábeis, uma vez já que registram as despesas e as receitas financeiras do negócio.
  • extratos de meios de pagamentos: quando as empresas não podem ter o registro imediato, como emissores de boleto e das máquinas de cartão de crédito.
  • comprovantes de impostos e encargos trabalhistas pagos: lançam os pagamentos das obrigações.
  • documentos de profissionais autônomos: quando prestadores de serviço  não têm vínculo trabalhista, como profissionais  de limpeza, pintura, manutenção, entregas e inúmeras outras atividades, em caráter eventual, com pagamento por serviço prestado.

Quais são os documentos necessários para contabilidade?

O envio de documentos para a contabilidade, relativos a movimentações fiscais, tributárias e contábeis, e  importante para haver a elaboração das obrigações acessórias e a interpretação de relatórios que facultam a análise dos resultados do negócio.

Seguem alguns deles:

  • recibos de aquisições de natureza diversa;
  • controle de recebíveis;
  • extratos bancários que comprovem a movimentação mensal, empréstimos e investimentos;
  • extrato de cartões de crédito e de descontos em duplicatas;
  • contratos de investimento, financiamento, apólice de seguro, leasing, locação etc.

Passo a passo para mudança de contabilidade

O checklist de contabilidade trata de alguns documentos que um escritório contábil cuida para os seus clientes, da mesma forma que há também processos internos, recebimento e conferência de documentos que fazem a  rotina contábil.

São  eles:

  • fornecimento  de informações relativas ao tipo de tributação, faturamento médio mensal, quantidade de funcionários, quantidades de notas fiscais de entrada e saída, número de lançamentos contábeis,
  • solicitação da rescisão contratual do escritório de contabilidade atual e da assinatura do termo de transferência de responsabilidade,
  • assinatura do  contrato de prestação de serviços com o novo escritório contábil,
  • levantamento das pendências fiscais e acessórias dos últimos cinco anos da empresa para garantir que todos os serviços foram realizados em conformidade com a legislação.

Relação de documentos para transferência de contabilidade

  • CRC Contador Responsável,
  • Contrato Social e Alterações,
  • Cópia em arquivo para restauração do IR Pessoa Física dos sócios,
  • CNPJ,
  • Balancete,
  • Balanço,
  • Livros contábeis,
  • Alvarás,
  • Conectividade ou certificado com senha,
  • Folhas de pagamento dos meses do ano corrente – para informações da RAIS e folha do mês,
  • Se houver comissões, horas extras e demais deverá ter todas as folhas de pagamento para rescisões,
  • Livro ou fichas de Registro de Empregados
  • Admissões e rescisões do mês corrente
  • Relatório de férias vencidas e a gozar
  • Saldo de valor a compensar de INSS (se houver)
  • Documentos gerados pela SEFIP do ano corrente (RE, declaração a previdência, relatório de compensação de INSS se houver)
  • Login e Senha Seguro Desemprego Web
  • Relatório de Dependentes IR/Salário Família, quando houver
  • Certificado com senha
  • Código de acesso
  • Código do Simples Nacional
  • Informar Parcelamentos se houver; na Receita Informar código
  • Desvincular na Prefeitura e no Estado
  • Livros fiscais – Entradas/Saídas/Apuração/ISS/Inventário, e
  • Resumo dos cálculos dos impostos  -lucro presumido ou real.